Dinas Perpustakaan Balikpapan Dorong OPD Perkuat Pengelolaan Arsip

TRIBUNKALTIM.CO, BALIKPAPAN - Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) Kota Balikpapan menggelar rapat Bimtek Penyusutan Arsip di Hotel Grand Senyiur Balikpapan, Selasa (16/9/2025). 

Kegiatan ini untuk memperkuat manajemen arsip di lingkungan Pemerintah Kota. Hingga 2025, tercatat 21 dari 36 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) telah berhasil melakukan pemusnahan arsip.

Kepala Dispusip Balikpapan, Elvin Junaidi, mengapresiasi capaian tersebut.

“Alhamdulillah, dari 2023 hingga 2025 ini sudah ada 21 OPD yang melakukan pemusnahan arsip. Ini luar biasa dari total 36 OPD yang ada,” ujarnya.

Menurut Elvin, pengelolaan arsip tidak bisa hanya dibebankan pada Sub Bagian Umum atau staf umum di OPD, mengingat beban kerja yang sudah cukup berat.

Karena itu, ia mendorong keterlibatan pihak ketiga agar proses pengelolaan arsip, khususnya arsip lama, bisa lebih efisien.

Baca juga: Komisi II DPRD Kaltim Tinjau Mess Pemprov di Balikpapan, Dorong Pengelolaan Aset Daerah

“Bagian umum itu pekerjaannya banyak sekali. Kalau ditambah dengan beban arsip, apalagi di OPD besar, tentu makin berat,” jelasnya.

Elvin menegaskan, arsip kerap dianggap sepele padahal bisa menjadi penentu ketika muncul persoalan hukum maupun administrasi.

“Kadang arsip tidak dianggap prioritas. Tapi ketika ada masalah, arsiplah yang pertama dicari. Seringkali arsip menyelamatkan orang hanya dengan selembar kertas,” tegasnya.

Untuk mendukung pengelolaan arsip, Elvin mendorong OPD mengalokasikan dana Rp50–100 juta guna bekerja sama dengan pihak ketiga yang memiliki keahlian di bidang kearsipan.

“Dana itu tidak terlalu besar, tapi bisa membangun sistem yang baik. Karena syarat pemusnahan arsip salah satunya harus ada daftar arsip yang lengkap,” terangnya.

Ia menambahkan, sebagian besar dari 21 OPD yang sudah melakukan pemusnahan arsip memang melibatkan pihak ketiga.

Selain itu, hadirnya aplikasi Srikandi diyakini akan semakin memudahkan proses penyusutan arsip di masa mendatang.

“Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip itu sendiri. Dengan Srikandi, harapan kami ke depan tidak ada lagi kendala,” pungkasnya.

Pemusnahan arsip dinilai sebagai langkah penting mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efisien, dan akuntabel. (*)